高效会议管理技巧

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【摘要】

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是大家长久以来的期望，那么我们通过本文窥豹一斑。

【正文】

一   会议的意义

n 会议是一个集思广益的渠道 ：

会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

n 会议显示一个组织或一个部门的存在：

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

n 会议是一种群体沟通的方式：

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

如果想完成高效会议，首先我们需要明确会议的目的。有了正确的目标才有可能达成预期的结果。常见的会议目的通常如下所示：

• 开展有效的沟通——会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

• 传达资讯——通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

• 监督员工、协调矛盾——常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

• 达成协议与解决问题——达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

• 点明困难与问题的所在

• 发现问题并寻找解决方法

• 衡量问题的优先级

• 得到新的方法

• 评议新的方法

• 确定行动纲领

• 资源共享——利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

• 开发创意——通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

• 激励士气——年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

  二   会议效率不高的原因及解决方案

通常提及开会，IT人员特别有感触，那就是开会很烦。开会之所以烦，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。往往由于以下原因，开会效率低下：

•  公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 

• 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 

• 有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。

会议效率不高通常由以下7种原因造成。

在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

那么，如何来做好预防措施呢？对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。

为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。

与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征：

• 只有必要时才开会

• 会议需要良好的筹划

• 拟定和分发了会议议程表

• 遵守时间

• 一切按部就班

• 邀请最有经验和最有才能的人参加

• 做出了评论和归纳

• 记录所有建议，决策和责任人

建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效

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